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Gran parte del éxito de todo encuentro es conocer a quién o quienes tenemos enfrente. Cuanta mayor información tengamos se amplían las posibilidades de acierto en cada acción. Les daré algunos ejemplos.
El saludo deberá ser acorde al vínculo. Más formal, menos contacto físico. Mayor confianza, hasta puede llegar al beso y un abrazo. Si es extranjero, lo ideal sería adecuarnos a su modo de saludar. Tenemos que averiguar entonces, cómo lo hacen en el lugar de donde proviene. Preparados a que haga lo mismo por su parte sabiendo cómo lo hacemos en nuestra cultura.
Las conversaciones rondarán los temas generales e impersonales. La vida privada está fuera de este terreno. Por tratar de ser cordiales o mostrarnos interesados en el otro, podemos invadir la intimidad. Esto puede resultar molesto y avasallante. Salvo que tengamos datos fehacientes que tengan hijos, podremos preguntar por ellos. Lo mismo sobre una mascota, práctica de un deporte, últimos viajes o alguna acción reciente de nuestro conocimiento. A eso me refiero con “conocer al otro”.
Es bueno buscar información sobre las diferencias culturales de quienes recibimos. Nos permite evitar acciones que puedan ser ofensivas e incómodas. Averiguar sobre su vida privada, solo para fines similares y con suma reserva de nuestra parte. Hacer un comentario sobre un dato que el invitado jamás ha mencionado, deja en evidencia que hemos estado hurgando sobre su intimidad. Se pueden generar sensaciones de invasión, aunque nuestro objetivo sea el hecho de agradarle.
Cuando trato estos temas, muchos alumnos temen por los cuidados que hay que tener en reuniones formales. Piensan que con tantos recaudos estarán nerviosos y olvidarán algo importante. Siempre respondo que ha medida que se ponen en práctica los conocimientos, con mayor naturalidad se aplican. Es conocer las reglas del juego. A medida que jugamos con frecuencia, mejor lo hacemos.
Del mismo modo ocurre con las comidas. En principio, saber si algún ingrediente puede estar prohibido por la religión que se profesa. Igual de importante es adecuar el menú a alguna dieta en particular. En estos días muchas personas son celíacas –consumen alimentos sin gluten-, diabéticas –sin azúcar-, hipertensas –sin sal-, vegetarianas –sin carnes-, tienen colesterol alto – sin grasas-, y hay más. Nunca poner de manifiesto que el visitante está enfermo, ya que puede estar solo cuidándose o querer mantenerlo en reserva. Preparar platos que se adecuen a las diferentes necesidades es sin dudas cuidar el detalle. El comensal siente que ha sido muy tomado en cuenta. La ventaja para el anfitrión es poder tener las preparaciones listas, evitando correr a último momento. ¿Cómo se conoce si un invitado tiene una dieta especial en sus comidas? Un organizador de eventos incluirá una pregunta en la ficha de inscripción aun congreso, del mismo modo en la del check in de un crucero. Los responsables de Relaciones Públicas o Ceremonial de una empresa, al pasar la agenda de actividades de los visitantes podrán preguntar al respecto. Si ofrecemos una comida en nuestra casa, al momento de invitar podemos pedir se nos comunique si está siguiendo alguna dieta o con total franqueza si hay algo que preferiría evitar en el menú. Si concurrimos a un restaurante, esta información sería innecesaria. Hoy en día, en la mayoría de ellos hay propuestas gastronómicas para todos los gustos.
Al momento de elegir un regalo, seguiremos las mismas pautas. Sugiero pensar en algo que le sirva al otro, si conocemos al respecto. De lo contrario, un recuerdo representativo de la ciudad o país siempre es del agrado de quien visita un lugar. Por supuesto que me refiero a un objeto de calidad que por su uso no afecte las creencias del destinatario.
Toda la atención que pongamos para agradar como anfitriones, sin duda es percibida por los invitados. Si contamos con suficiente información, mucho mejor. Los recaudos tomados con tiempo nos otorgan seguridad en el proceder. Nuestra energía se centra en los objetivos del encuentro y poco costará resolver un eventual imprevisto. La consideración y respeto también se manifiestan de este modo.